Astoņi ieteikumi e-pasta etiķetes uzlabošanai

Pat ja šķiet, ka e-pasts ir neformāls komunikācijas kanāls, tomēr arī šajā sarakstē ir sava etiķete. To ievērojot, varam uzlabot saziņas efektivitāti un pasargāt savu reputāciju. Kā izvairīties no bieži pieļautām kļūdām, pastāstīja SIA “Inbokss” pārdošanas vadītājs Andis Kulinskis.

Latvijas nacionālais e-dienests “Inbox.lv” ir apkopojis astoņus ieteikumus e‑pasta etiķetes uzlabošanai.

“Iesākumā jāatceras pamata princips, ka e-pastos vajadzētu rakstīt tikai to, ko varat pateikt otram acīs. Tas gadījumā, ja sarakste nonāk nepareizajās rokās,” uzsvēra Kulinskis.

Šo principu, šķiet, bija piemirsusi nu jau bijusī “Sony Pictures” vadītāja Eimija Paskāla un režisors Skots Radins. Viņi sarakstē apsprieda un aprunāja savus Holivudas kolēģus – par nelaimi izmanīgi hakeri šos e-pastus nopludināja un radīja krietnu skandālu.

Ja sarakste ir lietišķa, tad…..

#1 Īsi iepazīstiniet ar sevi

Nepieņemiet, ka cilvēks, kurš saņems jūsu e-pastu, jūs atminas. Ja neesat drošs, vai adresāts atpazīs jūs vai jūsu e-pasta adresi, sarakstes sākumā īsumā atgādiniet par sevi un kā esat pazīstami. No gara savas biogrāfijas izklāsta gan vajadzētu atturēties.

#2 Esiet piesardzīgi ar konfidenciālu informāciju

Izvairieties e-pasta sarakstē apspriest konfidenciālu informāciju vai sensitīvus datus. E‑pasts rada priekšstatu par neformālu komunikācijas veidu, tomēr šīs sarakstes glabājas teju mūžīgi. Ja konfidenciāla informācija nonāks nepareizajās rokās, tad jūs varat nonākt nopietnās, tostarp juridiskās nepatikšanās.

#3 Atbildiet savlaicīgi

Atkarībā no sūtījuma un sūtītāja ir pieņemami, ja uz e-pastu atbild 24 – 48 stundu laikā. Ne velti arī no produktivitātes viedokļa tiek ieteikts – ja uz e-pastu nevar atbildēt divās minūtēs, tad atlieciet uz vēlāku laiku, līdz pilnībā spēsiet tam pievērsties. Bet visu to metiet pie malas, ja risināma krīzes situācija – tad gan atbildiet uz ziņu uzreiz.

#4 Izdzēsiet lieko

Reizēm nekas nekaitina vairāk kā kilometriem gara sarakste, neskaitāmas e-pasta adreses un lieko simbolu pārpilnība. Piemēram, pārsūtītajās vēstulēs nereti veidojas “>>>>>” simboli. Pirms pārsūtiet e-pastu, – pārskatiet to un izdzēsiet lieko.

#5 Neiekļūstiet mēstuļu kategorijā

Ja e-pasta tēmā visu tekstu rakstīsiet tikai ar LIELAJIEM BURTIEM vai tikai ar mazajiem burtiem, izmantosiet daudz izsaukuma zīmju vai “url” adreses, tad pastāv risks, ka vēstule nonāks mēstulēm paredzētajā pasta kastītē.

#6 Vienā e-pastā – līdz diviem pielikumiem

Ja vien iepriekš nav bijusi īpaša vienošanās par vairāku dokumentu vai citu failu nosūtīšanu, vienā e-pastā nevajadzētu sūtīt vairāk nekā divus pielikumus. Turklāt pielikumiem jāpiešķir saprotami nosaukumi, lai saņēmējs varētu tajos orientēties.

#7 Pievienojiet adresātus “CC” un “BCC”, ja no tiem netiek gaidīta nekāda rīcība

Ailes “CC” un “BCC” ir paredzētas tikai tiem adresātiem, kuriem e‑pasts tiek nosūtīts informatīvi, proti, no viņiem nekāda rīcība netiek gaidīta. Tādēļ, lai izvairītos no nepatīkamiem pārsteigumiem, piemēram, nokavētiem termiņiem, pirms e‑pasta nosūtīšanas pārdomājiet, kādu rīcību jūs sagaidāt no katra ziņas saņēmēja.

#8 Esiet piesardzīgi ar funkciju “reply all” jeb “atbildēt visiem”

Lai cik reizēm ērti ir nospiest “atbildēt visiem”, tomēr pirms to darīt, vajag apdomāt, vai informāciju, ko grasāties sūtīt, tik tiešām ir jāredz visiem adresātiem. Nereti pārāk bieži un nevajadzīgi izmantojot “reply all” funkciju varat iegūt mēstuļotāja slavu.

“Galu galā nevajadzētu aizmirst arī citus komunikācijas veidus. Piemēram, ja tēma ir plaša, detaļas ir sīki jāskaidro vai par tām ir jādiskutē, vai e-pasts izraisīs vairāk jautājumu un pārpratumu nekā izpratnes, tad labāk ir piezvanīt. Tāpat nevajadzētu izmantot e-pastu, lai pēdējā brīdī informētu par izmaiņām plānos, atceltu tikšanos vai pavēstītu skumjas ziņas,” piebilda Kulinskis.

Materiāla sagatavošanā izmantota gan “Inbox.lv” plašā pieredze, sniedzot e‑pastu pakalpojumus, gan starptautiskie avoti – Džūditas Kallosas “E-mail Etiquette Made Easy”, Pegijas Dankanas “Conquer Email Overload with Better Habits, Etiquette, and Outlook tips and tricks”, Lindsijas Pollakas “Getting From College to Career” u.c.